Il comune di Bologna, con 373.000 cittadini residenti e 150.000 non residenti, è una grande azienda multiservizio che opera in diversi settori quali opere pubbliche, servizi alla persona, mobilità, cultura, polizia municipale.

Ad oggi impiega in organico 5.500 persone con una spesa corrente di 500 milioni di euro annui. Il costante evolversi delle dinamiche ambientali riguardanti il mondo delle autonomie locali, caratterizzato sempre più da un forte livello di complessità ha portato all’esigenza di integrare le varie informazioni contenute nei diversi sistemi gestionali e migliorare il processo di reportistica operativa esistente.

IL SISTEMA DI REPORTING STRATEGICO DEL COMUNE DI BOLOGNA

Gli obiettivi del progetto si sono quindi focalizzati su:

• fornire un ambiente che permettesse l’analisi libera delle attività e dei processi, rendendo gli utenti indipendenti nella fruizione delle informazioni e liberando i responsabili dei sistemi informativi da attività senza valore aggiunto.
• implementazione di un cruscotto di sintesi in logica Balanced Scorecard, basato su indicatori delle performance delle diverse aree e settori.

L’approccio proposto è perseguito da ICONSULTING è stato incrementale per fornire risultati in tempi brevi e coprire gradualmente esigenze di diverse aree.
Come punto di partenza è stata ottenuta:

• l’integrazione e la certificazione dei dati all’interno di un unico Data Warehouse centralizzato
  
• la creazione automatica di report istituzionale e operativi, sempre aggiornati, di facile lettura e analizzabili a diversi livelli di dettaglio, per il monitoraggio dei processi.

Riportiamo i principali temi indirizzate dalla soluzione nelle diverse aree.

Area Polizia municipale

per l’analisi (a partire dai dati del gestionale della Polizia Municipale PMGU di Sapignoli) delle contravvenzioni e per monitorare pagamenti, ricorsi, archiviazioni, cartelle esattoriali emesse, nonché stimare gli incassi futuri. E’ possibile dettagliare per tipologia di rilevatore e per profilo del trasgressore e di analizzare aspetti quali la tipologia di accesso alla Zona a Traffico Limitato.
Il primo report prevede di analizzare con dettaglio mensile il numero di verbali eseguiti e l’entrata potenziale (importo ai 60 giorni), per tipologia di rilevazione.

Area personale

per monitorare la produttività delle risorse e le dinamiche ad essa correlate, attraverso: analisi di presenze e assenze, straordinari, recuperi ferie e permessi, nonché del monte ore residuo; analisi degli incarichi conferiti a risorse Co.Co.Co, Occasionali e Partite IVA, sia per competenza (impegnato) che per cassa (liquidato).

Area affari istituzionali e quartieri

per la valutazione dell’efficienza nella gestione dei procedimenti attraverso l’analisi della durata dettagliata per fasi, per settore, per stato (chiusi, aperti, in corso e scaduti rispetto alla durata normata).

Area ambiente

per il monitoraggio sul territorio degli indicatori ambientali relativi all’inquinamento dell’aria, accedendo in maniera automatizzata ai dati delle centraline pubblicati giornalmente da ARPA.

Governo area ICT

per tenere sistematicamente sotto controllo gli indicatori e i benchmark di performance di riferimento per l’area ICT, e analizzare in profondità le cause degli scostamenti rispetto agli obiettivi, e in fine per il monitoraggio delle risorse finanziarie.

L’implementazione del sistema di reporting strategico è stata realizzata applicando una metodologia di analisi che ha coinvolto i responsabili di settore nelle seguenti attività:

• identificare, partendo da una formulazione strategica degli obiettivi, gli indicatori di performance (KPI) più importanti;
• tenere sistematicamente sotto controllo gli indicatori scelti e analizzare in profondità le cause dei loro eventuali scostamenti rispetto agli andamenti previsti;
• apportare interventi capaci di riportare alla normalità situazioni ritenute anomale, usando tecniche di simulazione o di “what-if” per valutarne i possibili effetti;
• agire sui processi aziendali per introdurre le modifiche ritenute necessarie, ed eventualmente derivare nuovi parametri di performance.

Benefici della soluzione

Il sistema sviluppato con l’applicazione degli strumenti di SAP Business Objects ha consentito di ottenere vantaggi da diversi punti di vista:

• valorizzazione del patrimonio informativo contenuto nei sistemi gestionali dell’ente;
• recupero di efficienza attraverso automatizzazione dei processi di aggiornamento e creazione dei report, e garanzia di dati certificati;
• disponibilità di analisi a diversi livelli di dettaglio a seconda delle esigenze degli utenti;
• organizzazione dei dati provenienti dai gestionali in informazioni utili per l’analisi;
• responsabilizzazione attraverso la trasmissione tempestiva a tutti i responsabili di area delle informazione di loro interesse;
• focalizzazione dell'attenzione sul raggiungimento degli obiettivi strategici;
• possibilità di ‘navigare’ l’informazione per poter comprendere le cause che sono legate all’eventuale mancato raggiungimento di un obiettivo.

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