Spinte dall’incertezza del periodo storico, oggi le aziende devono pianificare appellandosi all’aiuto di predizioni sempre più veloci e frequenti. La base storica sulla quale un tempo si basava la pianificazione non è più un riferimento valido: gli eventi improvvisi costringono a rivedere le stime sull’anno in corso e ripianificare business, attività e costi rapidamente. I dati più attendibili? Quelli che arrivano dal campo settimana per settimana e giorno per giorno.
Per poter quindi derivare gli indicatori economici, patrimoniali e finanziari dai KPI di business, la recente frontiera della pianificazione finanziaria si sta estendendo ai processi operativi, con un processo decisionale che coinvolge tutte funzioni aziendali: demand forecasting, produzione, R&D, HR, supply chain, Finance. Non si tratta, dunque, di una mera ottimizzazione della supply chain, piuttosto di un processo ciclico che supera il dualismo degli approcci “bottom-up” o “top-down”.
Rispetto al passato – quando ogni funzione pianificava su un proprio ambiente con proprie regole – oggi l’extended planning o pianificazione integrata chiama tutte le funzioni a pianificare sulla stessa piattaforma. Di conseguenza, i risultati della pianificazione operativa impattano direttamente e immediatamente sui risultati della pianificazione finanziaria: i re-forecast possono essere automatizzati con regole di proiezione basate sui dati di business del mese in corso e del mese precedente, e gli obiettivi finanziari possono essere declinati su obiettivi operativi con regole e algoritmi allocativi.
Per poter essere realmente efficace, però, questa integrazione deve essere supportata da tecnologie in grado di gestire importanti moli di dati ed elaborare regole e algoritmi in tempi rapidissimi. Oggi l’extended planning è infatti resa possibile dalle nuove piattaforme in cloud e dalla loro capacità di scalare in termini di capacità di calcolo.
I fattori decisivi per un’Extended Planning di successo
Un opportuno mix tecnologico e metodologico è il primo fattore determinante per il successo di un sistema di extended planning. Le tecnologie moderne di Financial Planning & Analysis permettono di creare un ecosistema dove ogni singola metrica è un cubo, laddove invece un approccio tradizionale organizzava tutte le metriche in pochi cubi complessi.
Nell’approccio moderno i singoli cubi sono interconnessi in modo semplice e flessibile, e ogni modifica a una singola metrica si propaga in modo dinamico a quelle collegate. Ad esempio, un cubo che contiene le quantità vendute e uno con i listini possono essere interconnessi per generare un terzo cubo utile al calcolo delle revenue, a sua volta utilizzato per alimentare i cubi di conto economico e cash flow. Le quantità vendute possono essere interconnesse ad altre strutture per calcolare, ad esempio, il costo del venduto: ogni modifica alle quantità o ai listini si propagherà in modo diretto su tutti i cubi connessi.
Sfruttando i paradigmi in-memory e cloud, inoltre, le piattaforme di nuova generazione sono in grado di gestire tutti i dati richiesti e semplificarne l’accesso a tutti gli utenti coinvolti nel processo.
Il secondo ingrediente decisivo è la progettazione di un’architettura del dato efficiente e ben modellata. Questo significa disegnare un sistema che abbracci la data strategy aziendale, nell’ottica di ripensare i sistemi aziendali per ottimizzare la collaborazione fra le diverse funzioni. Per raggiungere questo obiettivo, l’analisi del fabbisogno informativo di ogni funzione è fondamentale perché consente di stabilire quali informazioni devono essere disponibili, abilita la creazione di un data hub unico con dati non ridondanti e genera modelli interconnessi – non più a silos – per la specifica funzione. Ed è così che l’extended planning diventa un unico strumento collaborativo integrato che unisce pianificazione operativa di medio periodo e strategica.
Un unico flusso di dati: i benefici per l’intera azienda, dall’AFC a Marketing e Risorse Umane
Nel disegno di un sistema di extended planning, l’obiettivo è chiaro: mettere a fattore comune il patrimonio informativo delle applicazioni in uso alle diverse funzioni aziendali attraverso un unico flusso dati composto da tecnologie e linguaggi differenti.
L’applicazione nevralgica è la stessa utilizzata per la stima della domanda di mercato che, attraverso i predictive analytics, sfrutta il potenziale dei big data e arricchisce il patrimonio informativo aziendale con banche dati esterne. L’accuratezza dei modelli dati è validata con metodi statistici che certificano i dati alla base del processo di extended planning e ne alimentano la fiducia per l’utilizzo da parte delle aree aziendali. Questa base di lavoro viene successivamente fornita al marketing, che a sua volta restituisce le informazioni sui possibili sviluppi di mercato alla funzione di demand planning per proiettare le possibili espansioni di mercato.
Al processo sopra descritto si affianca la pianificazione della capacità produttiva e conseguente supply chain. Oggi, infatti, la possibilità o la necessità di trasferire la produzione o la catena di approvvigionamento da un mercato all’altro o da un paese all’altro non può che essere pianificata con scenari what-if che ne osservino gli impatti logistici ed economici.
Per questo, gli impatti finanziari di ogni componente del processo devono essere considerati in fase di pianificazione del fabbisogno finanziario: le informazioni provenienti dalle applicazioni in capo alle diverse aree aziendali vengono raccolti dall’applicazione di pianificazione finanziaria per sostenere l’ampliamento o ristrutturazione dell’offerta aziendale e valutare le scelte di investimento proposte.
Come osservato, i vantaggi di una extended planning intesa come unico strumento collaborativo integrato si propagano in tutta l’azienda: anche le Risorse Umane beneficiano della disponibilità di informazioni accurate derivate dalle altre funzioni, ad esempio per migliorare i piani di assunzione a livello worldwide e orientare le proprie strategie di welfare, di sviluppo e di valutazione dei propri talenti.
Pillole di Extended Planning
Una moderna azienda data -driven non può fare a meno di elaborare una strategia di extended planning. Il primo step? Partire dagli strumenti in uso. Poi, attraverso un’attenta analisi, portare il patrimonio informativo di ogni area aziendale in un unico processo esteso e collaborativo. In sintesi l’extended planning consente:
- Una rivoluzione nel processo decisionale che predilige soluzioni data driven, incentivato dalla condivisione delle informazioni;
- Collaborazione diretta e potenziata fra le diverse funzioni aziendali;
- Massima coerenza tra obiettivi finanziari ed esigenze operative.
Francesco Gessoni, Senior Manager
Francesco Ferri, Manager
Enrico Webber, Business Analytics Project Leader
