Performance Management: una strategia efficace parte da una definizione chiara - Iconsulting

Cosa significa davvero realizzare un progetto di Performance Management? Che se ne parli durante un meeting di lavoro, una condivisione tra colleghi o semplicemente una chiacchierata informale, quando l’argomento è il Performance Management possono generarsi incomprensioni.
E quando lo stesso concetto ha numerose declinazioni linguistiche da “Performance Management” a “Financial Analytics“ fino ad acronimi che sembrano confondersi tra loro come “EPM”, “CPM”, “BPM”, è necessario fare chiarezza.
In una fase storica in cui osserviamo come in molte organizzazioni gli Analytics siano ampiamente diffusi, rappresentando un fattore strategico per supportare efficacemente le decisioni di business, per noi il Performance Management ricopre un ruolo cruciale nel costruire un potentissimo supporto decisionale per interpretare, prevedere ed agire.

Ma cosa intendiamo quando parliamo di Performance Management ?

Il Performance Management rappresenta tutte le attività, metodologie e strumenti a supporto delle decisioni che consentono alle organizzazioni di raggiungere i propri obiettivi con tempestività ed efficienza in termini di Financial Accounting e Managerial Accounting.
Aiuta a rispondere alle domande sul proprio business e consente di prevedere il futuro in ambito economico, finanziario e patrimoniale.
Permette di sostenere la trasformazione di questa conoscenza in azione e accrescere consapevolmente il valore complessivo del proprio business.

Il Performance Management non riguarda solo chi si occupa della gestione economico-finanziaria dell’azienda, bensì è funzionale all’integrazione di tutte le aree aziendali: Vendite, Logistica, Produzione, Personale, Marketing, After Sales, che, troppo spesso, sono organizzate come singoli silos funzionali.

Immaginiamo uno scenario in cui tutta una serie di processi di pianificazione e controllo e di indicatori siano integrati con continuità. Pensiamo ad esempio al forecast, al consolidato di gruppo e ai KPI di misurazione delle performance. Se il processo che li lega fosse di facile utilizzo, flessibile alle mutazioni del business e ripetibile con alta frequenza durante l’anno, i benefici – in termini di accuratezza decisionale – non possono che essere esponenziali.

Ottenere un obiettivo così ambizioso però richiede processi supportati da una architettura dati aziendale ben progettata nella sua globalità, dai sistemi contabili e di fatturazione, passando per una Enterprise Financial Data Platform, e poi ancora per un sistema di Performance Management, che lavorano tutti in sinergia.

A che punto è la tua azienda?

Esistono diversi stadi di maturità dei processi di Performance Management, ogni azienda può riconoscersi in uno di questi ed attuare interventi che le permettano di crescere e allineare sempre meglio la Data Strategy agli obiettivi di business. Ecco le principali fasi di sviluppo:

1. Tutto passa attraverso Excel

Tutte le attività sono gestite su fogli di calcolo. Ci troviamo di fronte ad un sovraccarico di fogli di lavoro, di difficile manutenzione e con un grado di dettaglio al limite della sostenibilità di Excel. I sistemi sono spesso datati, complessi, lenti, con forte attività manuale e con una capacità analitica contenuta.
Tutto questo genera un impatto notevole sulle organizzazioni: una parte non trascurabile del capitale umano occupa il proprio tempo ad estrarre, integrare, quadrare dati ciclicamente ed ogni scadenza di business. Questo stato di lavoro è quello che chiamiamo degli “ETL-umani”.

Cosa fare? L’azienda necessita di eliminare il sovraccarico di operazioni manuali per affidarsi a sistemi che garantiscano una certificazione del dato e i manager possano utilizzare il proprio tempo per monitorare e gestire le prestazioni dell’azienda piuttosto che per trovare, integrare e correggere i dati.
Attraverso uno studio di fattibilità, che porti a trasferire i contenuti in Excel su una piattaforma centralizzata, si possono annullare i silos informativi,  in modo che il dato sia univoco e certificato per tutta l’azienda.

2. I sistemi ibridi

Soltanto alcuni processi strategici sono gestiti con un sistema di Performance Management: ad esempio solo il consolidato civilistico, oppure solo il processo di budgeting commerciale. Spesso si tratta di un approccio con un grande potenziale inespresso, i sistemi sono di utilizzo quasi esclusivo delle funzioni centrali, non ottenendo il beneficio completo derivante dal coinvolgimento distribuito dell’organizzazione. Rimangono ancora molto presenti i fogli di calcolo per completare analisi non gestite a sistema.

Cosa fare? La parola d’ordine è integrazione. Dobbiamo permettere a tutta l’azienda di beneficiare dei dati certificati ottenuti, trasferendo il valore della soluzione per scongiurare l’abbandono dei sistemi.

3. Il Performance Management pervasivo

L’azienda ha raggiunto un buon livello di integrazione in cui il Performance Management è pervasivo nei processi aziendali.
I sistemi hanno un forte grado di allineamento, sono certificati e unici in azienda. I processi sono estesi in maniera diffusa alle funzioni aziendali di periferia con sistemi di workflow strutturati. I fogli di calcolo sono utilizzati per analisi destrutturate del dato, quindi difficilmente industrializzabili.

Cosa fare? Osservare con attenzione le evoluzioni delle piattaforme tecnologiche e nuovi paradigmi, guardando ai benefici funzionali, di amministrazione ed economici. Ad esempio soluzioni in cloud, applicazioni in-memory, etc. Il futuro sarà quello di sistemi sempre più flessibili, near-real time e con possibilità di integrazione con l’intelligenza artificiale, passando da sistemi prescrittivi e predittivi.


linkedinFrancesco FerriBusiness Analytics Team Leader
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