Tecnologia, trasformazione e istituzioni: dentro il Ministero del Lavoro ai tempi della Pandemia

Intervista a Daniele Lunetta,
Responsabile dei servizi digitali e innovazione tecnologica – Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali

Quello del Lavoro è senza dubbio l’ambito della nostra vita che ha conosciuto la trasformazione più importante in questo periodo di pandemia. Si è passati con incredibile rapidità a concepire – laddove possibile – nuovi modi di svolgere la propria attività, in molti casi introducendo processi di digitalizzazione che difficilmente verranno abbandonati in futuro.
A questa repentina trasformazione dettata dall’emergenza, non si sono adeguate solo aziende e organizzazioni, ma anche la Pubblica Amministrazione che è stata chiamata a sostenere sforzi finora impensabili. Per il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, in particolare, la sfida è stata doppia: da un lato la necessità di continuare a dare risposte al mondo del lavoro nonostante il contesto inedito, dall’altro l’esigenza di riorganizzarsi per permettere ai propri dipendenti di lavorare in sicurezza.
Ce ne ha parlato Daniele Lunetta, Responsabile dei servizi digitali e innovazione tecnologica del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali. Dallo smart working, con i suoi limiti e opportunità, fino alle prospettive di come potrà e dovrà cambiare il lavoro di domani.

Quali sono – se ci sono – le esperienze o new practice che ci “porteremo a casa” dopo l’emergenza e che lasceranno un’impronta positiva in futuro?

Senza dubbio la nota positiva è che l’Italia non si è fermata: i lavoratori sembrano apprezzare le potenzialità del lavoro da remoto, ma superata l’emergenza sanitaria sono ben lontani dall’augurarsi che possa essere la modalità esclusiva e ordinaria del lavoro. In generale, sembra emergere un sistema Paese molto pragmatico e realista, che distingue le misure eccezionali dai propri desideri e dalla speranza per la nuova normalità di domani.
Quello che stiamo vivendo è una grande prova generale di come alcuni paradigmi classici dell’organizzazione delle imprese siano ormai superati. Siamo certi che, dopo questo periodo, molte modalità organizzative delle imprese cambieranno. Le aziende che si sono avvicinate a nuove modulazioni degli orari e alla riorganizzazione degli spazi di lavoro procederanno, senza dubbio, verso un miglioramento dei sistemi per ottimizzare le risorse e meglio armonizzare i tempi professionali e personali dei lavoratori.
Avendo rilevato, sia pure in modo emergenziale e disorganizzato, che in video call si ottimizzano tempi e risultati, saranno ripensati i modelli organizzativi, tante attività rese in trasferta verranno meno, con gran risparmio di costi aziendali e conseguente aumento della produttività.

Come vede l’impatto dell’emergenza Covid sul mondo del lavoro attuale?

La storia insegna che la crisi porta sempre una serie di nuove opportunità. E le imprese più lungimiranti questo lo percepiscono e utilizzano questi periodi per progettare un futuro, che in parte, è già presente.
Da questa prova generale, il lavoro, specialmente quello intellettuale e nei servizi, compie un enorme passo avanti. Si smarca dalla dinamica del “controllo spazio-temporale”, per ricondursi a una più diretta connessione alla sua utilità: al risultato e alla responsabilità del singolo dipendente. Ciò non toglie che anche nel mondo della manifattura e dei trasporti questa crisi porterà dei cambiamenti: ormai si è capito che l’utilizzo del digitale per migliorare i processi di business è ineludibile.

Cosa si sta facendo in questo senso per valutarne la portata?

Un’azione mirata per valutare la portata che l’impatto del Covid-19 sta avendo sul mondo del lavoro, nazionale e internazionale, non può prescindere dalla riflessione sull’importanza dei dati: se entrano dati di poca qualità escono analisi di qualità minore. È necessario avere numeri affidabili e raccogliere dati con una strategia organica in cui si integrino i contributi di tutti gli addetti ai lavori. È necessario impostare un modello di indagine che dia delle informazioni corrette, funzionali per una ripartenza efficace.
Nonostante i tanti dati raccolti e la qualità dei modelli messi in campo per interpretare l’andamento della pandemia, restano aperte molte questioni importanti: una di queste è senz’altro il sistema di raccolta (quindi la qualità dei dati) che non sempre ha soddisfatto le richieste di coloro che attraverso modelli algoritmici hanno cercato di estrarre informazioni utili per prendere decisioni.
Un’altra questione è l’incapacità dei dati raccolti di dare risposta a domande fondamentali, come ad esempio la stima del numero di contagiati sull’intera popolazione: informazione necessaria alla politica per stabilire le azioni da intraprendere.

Come il Ministero del Lavoro ha reagito all’emergenza Covid-19?

Smart working esteso a quasi tutti i dipendenti pubblici. Diventa la regola, e l’attività tradizionale in presenza si trasforma in eccezione. La pubblica amministrazione, infatti, a fronte della situazione emergenziale, ha ripensato le sue attività, con l’obiettivo prioritario di includere anche quelle originariamente escluse. 
L’emanazione del DPCM del 9 marzo 2020 ha incentivato in misura maggiore l’adozione di provvedimenti per limitare gli spostamenti dei lavoratori dipendenti, compresi gli statali, per i quali smart working e telelavoro sono stati regolamentati dalla Legge n. 81/2017.
Non è stato facile ma ci siamo riusciti. Su un totale di 700, da metà marzo ben 509 collaboratori lavorano da remoto svolgendo pienamente le proprie mansioni. Un ringraziamento speciale va al team digitale del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali che lo ha permesso lavorando con costanza, efficienza e tempestività. Citrix, Nutanix, Microsoft, Dell i partner di questa avventura.

Quali immediate azioni sono state messe in campo per reagire all’emergenza?

Innanzitutto ci siamo occupati della sicurezza dei dati e dell’accesso remoto sicuro da una molteplicità di dispositivi al fine di supportare l’accesso a una pluralità di canali.
A questo si è accompagnata inevitabilmente anche l’adozione di soluzioni di virtualizzazione del desktop che consentono ai lavoratori di avere a disposizione, ovunque e in qualsiasi istante, la propria scrivania ed essere quindi in grado di operare in un ambiente familiare in termini di look-and-feel e User Experience. Cosa che in realtà, al Ministero del Lavoro, avevamo in essere da tempo. Questo è stato un fattore fondamentale che ha semplificato la modalità di lavoro da remoto. Altro elemento chiave, sono gli strumenti di social collaboration, quali ad esempio Teams che stiamo utilizzando, ovvero una piattaforma di comunicazione e collaborazione unificata che consente di ottimizzare i flussi di lavoro attraverso chat e scambio di file in tempo reale.
Abbiamo colto il delicato frangente che viviamo per implementare e migliorare un patrimonio che rimarrà. Un patrimonio fatto di competenze, esperienze, best practices per servizi più efficienti e per un maggior benessere organizzativo all’interno della PA. Siamo vicini a tutti i lavoratori e, a tal fine, il Ministero ha lanciato dallo scorso 27 marzo #IoLavoroSmart per raccontare come gli italiani si stanno organizzando per lavorare a distanza. Una sorta di diario del lavoro agile in cui i protagonisti sono proprio i cittadini.

Cosa manca in termini di tecnologia per rendere lo smart working davvero efficace?

Prima fra tutte manca la diffusione capillare della banda larga su tutto il territorio nazionale. Non è possibile che ci siano disparità nell’efficacia del lavoro dovute alle differenze nell’accesso alla rete a causa del domicilio dei lavoratori. La presenza della banda larga renderebbe possibili applicazioni di video-chiamata o riunioni virtuali davvero efficaci. Invece, al momento stiamo soffrendo tutti, visto che quasi sempre per poter seguire una riunione tra più persone bisogna spegnere i video.
In termini prospettici, potrebbe anche essere utile avere a disposizione strumenti di condivisione dei propri task con quelli degli altri che vadano oltre la semplice condivisione dei calendari o dei file o una chat. Mi aspetto uno sforzo, da questo punto di vista, dei software vendor per migliorare quella che loro chiamano “user experience” che deve diventare “employee experience”. Pensandoci, anche “segreterie virtuali” accessibili via bot o altro potrebbero aiutare nello smistamento delle informazioni e dei processi.

La tecnologia, il business e la trasformazione. Il tema smart working è oggi uno degli argomenti più dibattuti, ci voleva davvero il COVID per generare un cambiamento in questo campo? Quali erano i fattori ostativi secondo lei?

Si parla di smart working oramai da molto tempo e negli ultimi anni sempre più spesso. Tuttavia, prima di adesso, le aziende che lo utilizzavano erano veramente poche. In primis, la PA. Tra i fattori ostativi oggettivi ci sono quelli tecnologici e quelli organizzativi.
Tra quelli tecnologici si inserisce sicuramente la disponibilità di connessione a banda larga ovunque e la disponibilità per i lavoratori delle necessarie risorse hardware e software. Tra i fattori organizzativi sicuramente va ripensato il concetto di misurazione della produttività. Siamo stati troppo tempo schiavi di una misura di produttività basata sulla presenza, sul numero di riunioni che si sono create, a cui si è partecipato, sul numero di email inviate. In poche parole, per trasformare lo smart working in una filosofia lavorativa sempre più efficace, sono essenziali cambiamenti culturali e organizzativi. Occorre porre l’accento sulla parola “smart”, e non al telelavoro, bisogna cambiare paradigma e ragionare per risultati. È fondamentale superare il persistente attaccamento a una cultura nelle organizzazioni, sia pubbliche che private, orientata e indirizzata al controllo perpetuo del dipendente e di conseguenza, fondata sulla scarsa fiducia reciproca. L’adozione di processi digitali abilita trasparenza e immediatezza nella collaborazione fra colleghi e manager, anche a distanza, e questi aspetti stanno diventando i valori consolidati che clienti, fornitori, cittadini sempre più ritengono imprescindibili, se coniugati a una cultura del risultato.

La legislazione attuale in tema di smart working è adeguata?

Per rispondere a questa domanda occorre fare un preambolo: dobbiamo distinguere lo “smart working emergenziale” e quello ordinario. Il lavoro agile (smart working è il suo omonimo anglofono) che oggi stiamo vivendo non è esattamente quello disciplinato dalla normativa d’origine, la Legge n. 81/2017.
Primo punto: la caratteristica distintiva dello smart working sta nel rendere una prestazione lavorativa in un arco temporale definito (orario di lavoro giornaliero) senza vincoli di tempo e di luogo. Molto diverso dal telelavoro la cui normativa vigente, invece, prevede una postazione fissa e generalmente ritmi di lavoro predefiniti. Il lavoro agile può essere prestato ovunque e alternando periodi di lavoro a pause senza alcuna definizione rigida. Balza immediatamente agli occhi la differenza organizzativa tra lo smart working emergenziale vissuto in questi giorni e quello prima descritto. La mobilità limitata ha, di fatto, avvicinato lo smart working al telelavoro.
Altra differenza è rinvenibile nell’atto di origine della modalità di lavoro agile. La richiamata Legge n. 81/2017 prevede, infatti, che sia un accordo tra le parti, al quale spetta definire gli elementi organizzativi della prestazione, a dare origine allo smart working sia a tempo determinato che a tempo indeterminato.
Ulteriore elemento di differenza sta proprio nell’alternanza tra momenti di lavoro smart e presenza presso la sede lavorativa. Il lavoro è di per sé anche, se non soprattutto, inserimento in una organizzazione. La Legge del 2017 ha precisato che qualunque siano le modalità organizzative del lavoro agile debba essere previsto un rientro del lavoratore in sede per confronto diretto con i superiori, socializzazione con i colleghi ed esercizio dei suoi diritti sindacali. Oggi il rientro in ufficio è impedito proprio dalle disposizioni di carattere sanitario.
Ultimo punto, che vale la pena sottolineare, è la finalità dello smart working. Per la Legge 81 è quella di efficientare il sistema produttivo, ridurre tempi di spostamento, armonizzare tempi privati e lavorativi. Oggi, invece, la finalità che prevale è quella di ridurre la circolazione delle persone e contrastare il diffondersi dell’epidemia.
È chiaro, quindi, che il modo di lavorare che moltissime aziende hanno “dovuto adottare” per garantire la loro continuità, e quindi anche la loro sopravvivenza, rappresenti un “ibrido” tra l’attuale legislazione e un nuovo scenario.

Quali sarebbero gli elementi chiave – non solo tecnologici – per affrontare nel modo migliore questo scenario inedito?

Credo che gli elementi chiave siano valoriali, oltre che strumentali. A guidare questo cambiamento è, giocoforza, lo spirito di sopravvivenza e sicurezza, piuttosto che quello di appartenenza al sociale, autorealizzazione e benessere. Senza dubbio si deve valorizzare la sperimentazione e scardinare le proprie abitudini. Bisogna cominciare a porre al centro le persone, promuovendone lo sviluppo e l’autonomia. Si può innovare solo se si è pronti e capaci di abbracciare una cultura dinamica fondata su collaborazione, fiducia e l’orientamento verso uno scopo comune. Risulta poi essenziale lavorare per sviluppare infrastrutture e piattaforme digitali, incentivando una cultura della responsabilità su sistemi organizzativi evoluti, fondati sulla definizione degli obiettivi e su una comunicazione orientata al miglioramento continuo. Lo scenario attuale può rappresentare un acceleratore importante per il cambiamento, ma serve una mentalità aperta al futuro e flessibile. Il lavoro agile, fino ad oggi, è stato bloccato da schemi troppo legati alla presenza effettiva in azienda, piuttosto che alla produttività del lavoro svincolata dal luogo fisico.

Daniele Lunetta – Responsabile dei servizi digitali e innovazione tecnologica – Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali